Согласно ст. 55 ГК РФ, выделяются две основные формы обособленных подразделений (далее - ОП):

• Филиалы
• Представительства

Налоговое право предлагает более широкую трактовку - обособленным подразделением признается любое территориально удаленное от головной организации подразделение с оборудованными стационарными рабочими местами (пункт 2 статьи 11 НК РФ).

Данное определение охватывает все виды ОП, включая те, которые не относятся к филиалам или представительствам.

Дополнительные правовые источники:

• Трудовой кодекс РФ использует формулировку "филиал, представительство или иное обособленное структурное подразделение организации" (ст. 40 ТК РФ, ст. 57 ТК РФ, ст. 73 ТК РФ)
• Федеральный закон "Об образовании в Российской Федерации" в п. 2 ст. 27 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ
• предусматривает возможные виды структурных подразделений
• Верховный Суд РФ в Постановлении Пленума ВС от 17.03.2004 № 2 разъясняет, что к структурным подразделениям относятся как филиалы и представительства, так и отделы, цеха, участки и другие аналогичные единицы

Согласно налоговому законодательству, ОП организации определяется через два основных признака:

1. Территориальная обособленность — расположение вне места нахождения головной организации
2. Наличие оборудованных стационарных рабочих мест:

• Достаточно хотя бы одного оборудованного рабочего места в ОП
• Рабочее место должно быть создано на срок более 1 месяца вне зависимости от того, кто будет на нем трудиться и в каком режиме (постоянно или временно)
• Рабочее место должно быть подконтрольно организации
• На работу в ОП должен быть принят хотя бы один сотрудник

ОП признается таковым вне зависимости от отражения / не отражения в учредительных документах организации данных по ОП и от полномочий, которыми наделяется ОП (п. 2 ст. 11 НК РФ).

Для налогового учета главное определить, есть ли признаки ОП при ведении деятельности удаленно от организации или нет.

Если такие признаки есть, от налогоплательщика требуется:

• Исполнить обязанность по уведомлению ФНС о создании ОП сообщением установленной формы
• Вести учет, сдавать отчетность в соответствии с раздельным учетом по ОП в рамках НК РФ

Обособленное подразделение по видам:

• филиалы;
• представительства;
• ОП, не являющиеся филиалами и представительствами;

По местонахождению:

• внутреннее структурное подразделение;
• обособленное структурное подразделение;

По организации бухгалтерского учета:

• выделенное на отдельный баланс;
• не выделенное на отдельный баланс.

Первый признак обособленного подразделения - территориальная обособленность.

Действующее законодательство не содержит четкого определения территориальной обособленности обособленного подразделения. Этот пробел восполняется разъяснениями контролирующих органов и судебной практикой.

Согласно Письму от 26.07.2019 N 03-03-06/1/56159, территориальная обособленность фиксируется при следующих условиях:

• Место нахождения ОП отличается от адреса организации
• Адрес организации — юридический адрес, указанный в ЕГРЮЛ (п. 3 ст. 54 ГК РФ)
• Обязательная постановка на учет ОП во всех случаях, кроме совпадения адресов

Восьмой арбитражный апелляционный суд в Постановлении Восьмого ААС от 16.03.2017 № 08АП-1078/2017 по делу N А70-12419/2016

• Территориальная обособленность = географическая удаленность от адреса организации
• Ключевой признак — подконтрольность другой налоговой инспекции
• Цель регистрации — организация раздельного учета объектов налогообложения, особенно местных налогов и сборов

Второй признак обособленного подразделения - стационарные рабочие места.

Стационарными считаются рабочие места, созданные на срок более одного месяца (п. 2 ст. 11 НК РФ).

При этом рабочее место определяется как место, где сотрудник должен находиться или куда ему необходимо прибыть для работы и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя (ст. 209 ТК РФ).

Ключевая проблема — законодательство не устанавливает четких правил определения даты создания обособленного подразделения. Это создает риски для бизнеса при налоговом планировании.

Три подхода из судебной практики:

1. По рабочим местам - Постановление АС ЗСО от 11.06.2015 N Ф04-20325/2015 по делу N А81-4793/2014

Дата создания = момент оборудования стационарных рабочих мест в ОП

2. По документам - Постановление ФАС СЗО от 05.02.2010 по делу N А56-10280/2008

Дата создания = издание приказа о начале деятельности или назначении руководителя

3. По факту деятельности - Постановление ФАС УО от 03.12.2008 N Ф09-9013/08-С2 по делу N А71-4289/08

Дата создания = фактическое начало работы через обособленное подразделение

Решение о создании обособленного подразделения выносит орган управления предприятием — генеральный директор, совет директоров, наблюдательный совет, собрание акционеров или др. — в виде решения единственного учредителя или протокола собрания участников организации.

На основании этого решения издается и подписывается руководителем головной компании приказ о создании обособленного подразделения, в котором должно быть отражено:

• название нового подразделения;
• основание для его создания, например, протокол общего собрания акционеров (номер и дата);
• местонахождение подразделения;
• руководитель, который назначается и снимается с должности решением органа управления головного предприятия, например, решением наблюдательного совета, общего собрания акционеров;
• в какой срок подразделение должно быть поставлено на учет.

На основании приказа разрабатывается внутренний локальный акт — Положение об обособленном подразделении (филиале или представительстве), которое закрепляет:

• степень правоспособности и полномочия нового подразделения;
• виды деятельности;
• функции;
• структуру управленческого аппарата;
• другие аспекты, которые касаются деятельности и действий подразделения.

ОП не являющееся филиалом или представительством можно оформлять без решения, а просто ограничиться протоколом в произвольной форме с:

• Датой и целью создания подразделения
• Адресом и его местонахождением
• Видом ОП

Юридическое лицо обязано сообщить о создании обособленного подразделения в налоговую инспекцию в течение месяца после принятия решения об этом. Согласно пункту 3 статьи 83 НК РФ новое подразделение предприятия должно пройти процедуру постановки на налоговый учет и включения в ЕГРЮЛ в налоговом органе по месту нахождения подразделения в пределах муниципального образования.

Для регистрации филиала или представительства в налоговые органы необходимо подать:

• копия решения органа управления о создании обособленного подразделения;
• копия утвержденного положения об обособленном подразделении;
• копия учредительной документации и ее изменений (отдельным документом или в виде новой редакции);
• копия свидетельства о государственной регистрации главного предприятия;
• копия приказов о назначении на должности руководителя и главного бухгалтера нового подразделения;
• копия платежного поручения или банковской выписки об оплате пошлины за государственную регистрацию, заверенную печатью и подписью руководителя кредитной организации, если подается лично;
• выписка из ЕГРЮЛ для головной компании;
• заявление о регистрации изменений по форме Р13 014.
• При аренде помещения — копия договора аренды

Все копии должны быть нотариально заверены!

При регистрации обособленного подразделения ему присваивается только КПП, а ИНН используется головной компании. КПП отличается на 5-6 цифры: 43 — филиал, 44 — представительство, 45 — иное ОП.

КПП филиалов и представительств можно узнать из ЕГРЮЛ, для иных ОП — только из свидетельства о постановке на учет.

В течение 30 дней с момента регистрации о создании ОП уведомляют налоговую инспекцию — пп. 3 п. 2 ст. 23 НК РФ. В ИФНС по месту регистрации головной компании направляют сообщение по форме С-09-3-1.

В форме указываются:

• ИНН/КПП головной компании;
• ее полное наименование;
• код налоговой инспекции;
• ОГРН головного предприятия;
• количество новых подразделений;
• Ф. И. О. руководителя компании, его ИНН;
• контактные сведения (телефон, адрес электронной почты);
• круглая печать предприятия.

Если заявление подает не руководитель, а представитель — указываются его данные. Полномочия подтверждаются доверенностью.

Заявление подается в 2 экземплярах. Второй экземпляр (или копия) нужен для отметки налоговой инспекции о дате принятия.

При регистрации филиала или представительства вместо сообщения по форме С-09−3−1 нужно заполнить заявление о внесении изменений в ЕГРЮЛ по форме P131014 и направить готовый пакет документов по месту нахождения филиала/представительства.

В заявлении потребуется заполнить следующие листы:

1. Титульный лист. Во втором разделе указываем 1 (если было необходимо изменение устава) или 2 (если информация будет присутствовать только в ЕГРЮЛ);
2. Лист Л. В первом и втором параграфах прописываем 1. В четвертом — указываем название и на следующей странице пишем адрес;
3. Лист П. Указываем информацию о заявителе.

К заявлению прикладываем все перечисленные выше нотариально заверенные копии документов!

Если обособленному подразделению открывается расчетный счет в банке и оно получает полномочия начислять и выплачивать вознаграждения физическим лицам, необходимо дополнительно уведомить налоговую инспекцию.

• Срок: в течение 1 месяца
• Форма: КНД 1112536

После получения информации от ИФНС, СФР автоматически регистрирует подразделение как страхователя по:

• Обязательному пенсионному страхованию
• Социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и материнства

Для регистрации в качестве страхователя по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний нужно подавать заявление, утвержденное приказом Минтруда.

• Срок подачи заявления: не позднее 30 дней с даты создания подразделения

Бухгалтерскую отчетность за все обособленные подразделения всегда сдает основное предприятие. Первичные документы подразделение выставляет от лица головного офиса, добавляя в них только свой КПП.

Налоговый учет при наличии обособленных подразделений требует сдачи деклараций по налогу на прибыль:

• Отдельные декларации — на каждое обычное ОП по месту его регистрации, если оно расположено в другом регионе. ОП самостоятельно выплачивает только региональную часть налогов. Все остальные налоговые обязательства несет головная компания.
• Общая декларация — для основного предприятия и всех подразделений по месту регистрации головного офиса.

Особенности налогообложения:

• Если в одном регионе зарегистрировано несколько подразделений, одно из них сдает отчетность и платит региональные налоги за всех.
• Страховые взносы и НДФЛ платит головной офис, даже если зарплаты выплачиваются с расчетного счета подразделения

Важно для УСН: организация теряет право применять упрощенную систему налогообложения при открытии филиала или представительства. С квартала внесения записи в ЕГРЮЛ действует общий режим налогообложения, и компания не может пользоваться региональными налоговыми льготами.