Пока права на ПО не оформлены и не отражены в учёте, компания фактически не может подтвердить, что владеет ею. Это мешает продавать лицензии, проходить аудит, защищать свои права в суде и многое другое.

Поэтому постановка ПО на баланс - это способ юридически закрепить актив за компанией и показать его реальную стоимость как в бухгалтерской, так и в налоговой отчётности.

Главное условие для постановки на баланс — компания должна документально подтвердить, что права на программу принадлежат именно ей. Набор документов зависит от того, как появилось ПО.

Когда права подтверждены, мы подготавливаем компании документы о принятия НМА к учету. Директору остается только подписать и издать приказ внутри организации.

Учётная политика компании должна заранее отвечать на несколько вопросов, которые бухгалтерия будет использовать при работе с любыми НМА, в том числе ПО:

Учётная политика — это внутренний документ организации, в котором закреплено, какими именно способами она ведёт бухгалтерский и налоговый учёт в том числе учёт нематериальных активов (ст. 8 ФЗ «О бухгалтерском учёте»).

Закон предусматривает различные варианты учета активов — например, разные способы амортизации, разный порядок определения стоимостного лимита и другие. Учётная политика фиксирует, какой именно вариант выбрала организация, соблюдая требования закона

Если компания сама разрабатывает программное обеспечение, ставит его на баланс как нематериальный актив (НМА) и затем продолжает его дорабатывать, то рано или поздно возникает вопрос: как учитывать расходы на доработку, если она получилась действительно существенной: добавлен новый функционал, программа стала мощнее и будет использоваться дольше, чем планировалось изначально.

Расходы на модернизацию накапливаются на счёте учёта капитальных вложений (08) — так же, как при первоначальной разработке. По завершении работ эта сумма списывается в увеличение первоначальной стоимости уже существующего объекта НМА (счёт 04).

Создавать отдельный «новый» объект и переносить в него остаточную стоимость прежней версии, как раньше, не требуется — модернизированная программа остаётся тем же объектом учёта, просто с увеличенной стоимостью.

Одновременно с увеличением стоимости нужно пересмотреть срок полезного использования, способ начисления амортизации и ликвидационную стоимость программы — с учётом того, что она теперь будет использоваться дольше или иначе.

Мы списываем НМА с баланса, когда истёк срок полезного использования, актив больше не приносит экономическую выгоду, либо компания продала исключительные права по договору отчуждения. Если амортизация к этому моменту начислена не полностью — остаток списывается за счет чистой прибыли организации.

Когда компания ставит разработанное или купленное программное обеспечение на баланс, ей приходится вести его учёт сразу по двум параллельным правилам — бухгалтерским (ФСБУ 14/2022) и налоговым (глава 25 НК РФ).

1. Действующая редакция устава;

2. Действующая учётная политика;

Если ПО создавали ваши сотрудники:

3. Трудовые договоры с разработчиками, участвовавшими в создании ПО

4. Документ, который содержитусловие о разработке ПО (должностные инструкции, служебные задания и тд)

5. Акт приёма-передачи готового ПО от сотрудников организации

Если ПО заказывали у подрядчика:

6. Договор на разработку ПО с условием о переходе исключительных прав к вашей организации

7. Техническое задание по договору

8. Акт приёма-передачи выполненных работ и передачи исключительных прав

9. Платёжные документы по договору

Если ПО покупали как готовый продукт:

10. Договор об отчуждении исключительного права

11. Акт приёма-передачи прав

12. Платёжные документы, подтверждающие оплату